Prowadzimy Postępowania Wyjaśniające w sprawach pracowniczych. Postępowanie Wyjaśniające prowadzi się weryfikując podejrzenie wystąpienia nadużyć i nieprawidłowości lun zgłoszeń Sygnalistów.
Postępowanie wyjaśniające w przedsiębiorstwach prywatnych to forma wykrywania nadużyć i przestępstw pracowniczych. Postępowanie wewnętrzne powinno być przeprowadzone sprawnie. Zwykle powinno trwać od kilku dni do dwóch tygodni, chyba że jego przedmiotem jest bardzo skomplikowana sprawa, w której trzeba przeanalizować obszerny materiał dowodowy. Z praktyki wynika, że do uregulowania w wewnętrznej polityce terminów do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego należy podchodzić ostrożnie. Każde uchybienie w tym zakresie może powodować, że sprawcy będą kwestionować poprawność przeprowadzonego postępowania, a w konsekwencji zasadność wyciągniętych wobec nich konsekwencji dyscyplinarnych.
Podstawowym źródłem wiedzy o nieprawidłowościach, będącym podstawą wszczęcia i przeprowadzenia postępowania jest zgłoszenie pochodzące od osoby dokonującej zgłoszenia zgodnie z przepisami wewnętrznej procedury. Takie zawiadomienie nazywane w praktyce „formalnym zgłoszeniem” albo „formalną skargą” jest informacją pochodzącą od osoby zainteresowanej wszczęciem i przeprowadzeniem postępowania wyjaśniającego. Zawiadomienie, aby mogło być podstawą wszczęcia dalszych czynności, powinno zawierać:
- opis nieprawidłowości i okoliczności, w jakich do niej doszło;
- wskazanie osób mogących pomóc w wyjaśnieniu sprawy;
- inne przydatne informacje, np. dokumenty, określenie preferowanego sposobu kontaktowania, dane osób podejrzewanych o dopuszczenie się nieprawidłowości
Postępowanie wewnętrzne w swoim charakterze najbardziej przypomina postępowanie karne. Opierając się więc na strukturze postępowania karnego, przyjmuję, że wewnętrzne postępowanie wyjaśniające należy podzielić na trzy zasadnicze etapy, co daje najwięcej korzyści z punktu widzenia realizacji celów systemu sygnalizacji i systemu zarządzania zgodnością:
- przyjęcie i kwalifikacja zgłoszenia albo innej informacji o nieprawidłowości – na tym etapie wyznaczona osoba nawiązuje pierwszy kontakt z osobą zgłaszającą;
- postępowanie sprawdzające, które nie powinno trwać dłużej niż 7 dni – na tym etapie wyznaczona osoba sprawdza, czego dotyczy zgłoszenie, czy istnieje prawdopodobieństwo, że zgłoszona nieprawidłowość mogła rzeczywiście wystąpić, oraz w jakiej formie i przez jaki zespół powinno być przeprowadzone postępowanie wyjaśniające;
- właściwe postępowanie wyjaśniające – obejmujące przeprowadzenie czynności dowodowych i zakończone sporządzeniem lub przedstawieniem raportu końcowego.
